Auswertungen

Allgemeine Vorgangsprüfung

Oftmals scheitern Statistiken oder auch einzelne Programmfunktionen, weil Daten fehlen, falsch oder nicht plausibel sind. Es kann unmöglich jede „Kreativität“ der Benutzer durch fest programmierte Prüfungen direkt in PROSOZ 14plus abgefangen werden, diese würde die Arbeitsgeschwindigkeit erheblich beeinträchtigen und den Anwender durch viele Rückfragen („Wollen Sie wirklich…?“) im Alltag belasten.

Daher bietet es sich an, von Zeit zu Zeit, insbesondere vor der Erstellung eigener Statistiken und anderer Auswertungen die eigene Datenbasis zu überprüfen.

Mit diesen MIS-Auswertungen erhalten Administratoren hierzu ein erweiterbares Werkzeug. Da in der zugrunde liegenden MIS-Abfrage keine Vorgaben außer dem Bereichsfilter enthalten sind, können beliebig viele MIS-Formate ergänzt werden. Einzige Voraussetzung ist, die Tabelle n_vorgang in den MIS-Formaten auch als solche zu bezeichnen, mithin vor Feldern in der SELECT-Anweisung den Tabellennamen voranzustellen (z.B. select n_vorgang.aktenzeichen …)

Einige Prüfauswertungen sind nicht unbedingt für alle Sachgebiete im Jugendamt sinnvoll, insbesondere wenn es vor Ort ggf. individuelle Regelungen zur Erfassung (oder dem Weglassen) bestimmter Daten gibt. Für die Einschränkungen auf bestimmte Bereiche steht in den Eigenschaften der MIS-Auswertung der Bereichsfilter zur Verfügung.

Die Auswertungen (MIS-Formate) selbst enthalten keine Sachgebiets- oder Bereichsfilter, es sei denn, in der Bezeichnung des MIS-Formats ist ein Sachgebiet angegeben (z.B. UVG).

 

Enthaltene Prüfungen

Aktionsbeginn vor Vorgangsbeginn

Diese Prüfung ist hauptsächlich für den Sozialen Dienst gedacht, hier sollte keine Aktion mit pädagogischen Falldaten beginnen, bevor der Vorgang selbst begonnen hat.

Aktionsende nach Vorgangsende

Auch diese Prüfung bezieht sich vor allem auf den Sozialen Dienst. Eine Aktion sollte nicht noch laufen, wenn der Vorgang insgesamt schon beendet ist. Geprüft werden hier aber nur Aktionen, die ein Ende-Datum enthalten. Da es Jugendämter gibt, die grundsätzlich nur den Vorgang, aber nicht die Aktionen beenden, bleiben Aktionen ohne Ende-Datum bei dieser Prüfung unberücksichtigt.

Aktionsende vor Aktionsbeginn

Diese Prüfung ist für alle Sachgebiete anwendbar. Hier aufgelistete Fälle sind grundsätzlich falsch, eine Aktion kann nicht beendet sein, bevor sie begonnen hat.

Alter des JM bei Vorgangsbeginn über 21

Natürlich kann es Hilfen geben, die erst im Alter über 21 beginnen, z.B. Maßnahmen nach § 19 SGB VIII, wenn man den untergebrachten Elternteil als jungen Menschen erfasst. Die Regel wird dies aber nicht sein. Diese Prüfung dient eher dazu, versehentlich falsche Geburtsdaten der JM herauszufinden.

Anrede oder Geschlecht junger Mensch falsch

Eine solche Prüfung kann nur genutzt werden, wenn man prinzipiell Anrede und Geschlecht der jungen Menschen erfasst. Einige Anwender verzichten darauf, allerdings ist die Nacherfassung der Anrede erfahrungsgemäß aufwendiger als dies gleich bei der Neuerfassung zu tun – ggf. soll der junge Mensch später einmal selbst Briefe erhalten.

Hier werden junge Menschen aufgeführt, für die in der Anrede „Sehr geehrte Frau“ und im Geschlecht „männlich“ erfasst ist oder als Anrede „Sehr geehrter Herr“ und im Geschlecht „weiblich“.

Geschlecht der Mutter falsch

Hier wird geprüft, ob für die im Vorgang als Mutter zugeordnete Adresse im Geschlecht „männlich“ erfasst wurde. Geschlechtsumwandlungen werden nicht berücksichtigt.

Die Prüfung geht davon aus, dass die ausgelieferte Beteiligtenart „Mutter“ verwendet wird.

Geschlecht des Vaters falsch

Hier wird geprüft, ob für die im Vorgang als Vater zugeordnete Adresse im Geschlecht „weiblich“ erfasst wurde. Geschlechtsumwandlungen werden nicht berücksichtigt.

Die Prüfung geht davon aus, dass die ausgelieferte Beteiligtenart „Vater“ verwendet wird.

Grund Hauptmaske ungleich Hilfeart Buchhaltung

Diese Prüfung ist nur in Sachgebieten sinnvoll, in denen der Grund in der Vorgangshauptmaske prinzipiell durch Auswahl aus den Hilfearten erfasst wird und die in der Buchhaltung nur eine Hilfeart verwenden.

Der Soziale Dienst und die WIHI mit Budgetmanagement sollten hier durch einen Bereichsfilter ausgeschlossen werden. Sinnvoll ist die Auswertung für die Beistandschaft oder die Unterhaltsvorschusskasse.

Die Prüfung listet alle Fälle auf, in denen die in der Hauptmaske ausgewählte Hilfeart (Grund) nicht mit der in einer Buchhaltungsstammdatenmaske ausgewählten Hilfeart übereinstimmt.

Grund in Hauptmaske fehlt

Auch diese Prüfung macht nur Sinn in Sachgebieten, in denen der Grund in der Vorgangshauptmaske prinzipiell durch Auswahl aus den Hilfearten erfasst wird. Die Prüfung listet alle Fälle auf, in denen dies vergessen wurde.

Sachbearbeiter fehlt

Der Sachbearbeiter sollte grundsätzlich in der Vorgangshauptmaske ausgewählt werden, dies verhindert Probleme bei der Suche nach Wiedervorlagen und bei der Textschnittstelle.

Diese Prüfung listet die Vorgänge auf, in denen die Auswahl des Sachbearbeiters vergessen wurde.

Statistischer Bezirk fehlt

Das Feld „Statistischer Bezirk“ kann in den Systemeinstellungen als Pflichtfeld definiert werden. Diese Einstellung gilt aber systemweit für alle Sachgebiete. Wurde das Feld deshalb nicht als Pflichtfeld deklariert, weil es in manchen Sachgebieten keines ist, kann ein anderes Sachgebiet trotzdem diese Daten benötigen.

Außerdem haben Vorgänge, die mit RECOS/PROSOZ 14 classic erfasst wurden, ggf. keinen Eintrag in diesem Feld, obwohl der Systemschalter auf „Pflichtfeld“ steht.

Solange solche Vorgänge nicht mit PROSOZ 14plus neu zu speichern waren, fehlt der Eintrag.
Diese Auswertung prüft, ob in dem Feld „Statistikkennzeichen“ eine Auswahl getroffen wurde.

Vorgang mit mehreren JM, Müttern oder Vätern

Diese Auswertung sollte in allen Sachgebieten angewendet werden. Ähnliches gibt es zwar auch im dbcheck-Prüfprogramm. Die MIS-Auswertung kann im Gegensatz zum dbcheck aber auch im laufenden Betrieb erfolgen und sie gibt mehr Infos zum Vorgang aus als nur Adress- und Vorgangsnummern.

Aufgelistet werden alle Vorgänge, in denen die Zahl der zugeordneten jungen Menschen, Mütter oder Väter größer 1 ist. Dies könnte bei vielen Funktionen im Programm zu Fehlern führen. Vorausgesetzt wird die Verwendung der ausgelieferten Beteiligtenarten „Junger Mensch“, „Mutter“ und „Vater“ mit entsprechend voreingestelltem internen Typ.

Vorgangsbeginn fehlt

Diese Prüfung stellt fest, in welchen Vorgängen das Beginndatum fehlt.

Vorgangsende ohne Aktionsende

Es wird geprüft, welche Vorgänge zwar ein Ende-Datum, aber noch Aktionen ohne Bis-Datum enthalten. Zumindest im Sozialen Dienst sollten alle Aktionen beendet werden, wenn die Hilfe abgeschlossen und der Vorgang selbst bereits beendet ist.

Vorgangsende ohne Ende-Zahlung

Da im Sozialen Dienst in der Regel kein Ende-Zahlung-Datum erfasst wird, sollten Sie diese Prüfung auf die Bereiche der Verwaltungssachgebiete beschränken. Hier jedoch macht es Sinn, Ende-Zahlung zu erfassen. Wenn dies vor Ort prinzipiell vorgegeben ist, hilft diese Auswertung, alle beendeten Vorgänge zu finden, die kein Ende-Zahlungen-Datum haben.

Vorgangsende vor Vorgangsbeginn

Diese Prüfung ist für alle Sachgebiete anwendbar. Hier aufgelistete Fälle sind grundsätzlich falsch, ein Vorgang kann nicht beendet sein, bevor er begonnen hat.

Zahlungsende nach Vorgangsende

Da im Sozialen Dienst in der Regel kein Ende-Zahlung-Datum erfasst wird, sollten Sie diese Prüfung auf die Bereiche der Verwaltungssachgebiete beschränken. Hier jedoch macht es Sinn, Ende-Zahlung zu erfassen.

Wenn dies vor Ort prinzipiell vorgegeben ist, hilft diese Auswertung, alle Vorgänge zu finden, in denen nach Beendigung des Vorgangs erst das Ende-Zahlungen-Datum eintritt – ein Vorgang sollte erst beendet sein, wenn auch die Zahlungen beendet wurden.

Zahlungsende vor Vorgangsbeginn

Auch wenn im Sozialen Dienst in der Regel kein Ende-Zahlung-Datum erfasst wird, sollten Sie diese Prüfung auf alle Bereiche anwenden. Wenn ein Zahlungsende erfasst wurde, sollte es nicht vor dem Beginn des Vorgangs liegen. Diese Auswertung listet die Fälle auf, in denen genau dies versehentlich passiert ist.

 

Download für MS SQL Server

 

Download für ORACLE

 

Die Klassenbezeichnung der Auswertung lautet mssql-vorgangspruefung bzw. ora-vorgangspruefung.

 

Hinweise

Bitte beachten Sie die Hinweise zu SQL und MIS und die Grundsätze für die Nutzung von Auswertungen.

 

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