Physikalisches Löschen von Vorgängen und Adressen (verhindern)Seit Version 5.8 steht das physikalische Löschen von Vorgängen und Adressen, die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erreicht haben, zur Verfügung. Die neue Funktionalität ersetzt das bisherige "logische" Löschen, das die Vorgänge bei entsprechender Kennzeichnung lediglich ausgeblendet, aber nicht physikalisch aus der Datenbank gelöscht hat. Die zum Löschen gekennzeichneten Fälle werden mit der neuen Funktionalität endgültig und unwiederbringlich entfernt. In diesem Zusammenhang besteht für die Jugendämter ein Problem, wenn Sie das Rundschreiben des Hessischen Sozialministeriums und die dazu veröffentlichte Pressemitteilung des Landtags beachten und Akten von "Heimkindern" vorläufig nicht vernichten, sondern dauerhaft aufbewahren wollen. Das bedeutet natürlich auch, entsprechende Vorgänge in PROSOZ 14plus nicht zu löschen.
Sollten Sie solche Vorgänge jedoch schon zum Löschen markiert haben, besteht in PROSOZ 14plus bislang keine Möglichkeit herauszufinden, bei welchen zum Löschen markierten Vorgängen es sich um "Heimkinder" handelt. Genau bei diesen Vorgänge müsste aber, um eine dauerhafte Aufbewahrung umzusetzen, das Löschkennzeichen wieder entfernt werden. Um die betreffenden Vorgänge anhand der in der Buchhaltung oder in den Aktionen erfassten Hilfearten zu finden, gibt es die nachfolgend beschriebene Möglichkeit mit MIS: Die MIS-Auswertung "Zu löschende Vorgänge Buchhaltungssachgebiete" bietet über die Eigenschaften (rechte Maustaste auf den MIS-Menüeintrag) die Möglichkeit, entweder nach Hilfearten aus den Buchhaltungsstammdaten (also ohne Budgetmanagement) oder nach Hilfearten in den Budgetdetaildaten zu filtern. So können Sie alle Vorgänge mit Löschkennzeichen auflisten, die eine bestimmte Hilfeart enthalten. Bitte achten Sie darauf, in den MIS-Eigenschaften keine sich widersprechenden Filter zu setzen, also nicht gleichzeitig in den Buchhaltungsstammdaten und den Budgetdetaildaten nach verschiedenen Hilfearten zu suchen. Die MIS-Auswertung "Zu löschende Vorgänge andere Sachgebiete" bietet die gleiche Funktionalität. Hier jedoch lässt sich nach Aktionen filtern. Meist wird in den Sozialen Diensten anhand der Bezeichnung der im Vorgang zugeordneten Aktion festzustellen sein, welche Hilfe gewährt wurde. Wenn Sie den MIS-Filter also z.B. auf Aktionen mit dem Namen "§ 34 ..." setzen, erhalten Sie alle zum Löschen markierte Vorgänge, die eine solche Aktion enthalten. Die manuelle Arbeit, in diesen Vorgängen das Löschkennzeichen wieder zu entfernen, kann Ihnen das MIS natürlich nicht abnehmen. |
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INFORMIX (in Vorbereitung)
MS SQL SERVER
ORACLE (in Vorbereitung)
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Hinweis: Die Klassenbezeichnungen der beiden MIS-Auswertungen lauten: loeschvorgaenge_buchhaltung loeschvorgaenge_andere
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Download von DateienKlicken Sie den Link auf eine Datei mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü "Ziel speichern unter". Nun können Sie die Datei an einer beliebigen Stelle abspeichern. Einige Dateien, vor allem Dateien für MS Office, lassen sich auch direkt im Internet-Explorer öffnen. Bitte beachten Sie vor dem Download die Grundsätze für die Nutzung.
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Rundschreiben
des Sozialministeriums vom 19.04.2011
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