Physikalisches Löschen von Vorgängen und Adressen

Mit Version 5.8.1 steht das physikalische Löschen von Vorgängen und Adressen, die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erreicht haben, zur Verfügung. Die neue Funktionalität ersetzt das bisherige "logische" Löschen, das die Vorgänge bei entsprechender Kennzeichnung lediglich ausgeblendet, aber nicht physikalisch aus der Datenbank gelöscht hat. Die zum Löschen gekennzeichneten Fälle werden mit der neuen Funktionalität endgültig und unwiederbringlich entfernt.

Nun entspricht es ja in der ein oder anderen Verwaltung alten "Grundsätzen", vor dem endgültigen Vernichten nochmal eine Kopie zu erstellen ;-)

Ganz so weit wollen wir nicht gehen, aber mit den hier verfügbaren SQL-Scripts erhalten Sie zumindest eine Möglichkeit, alle derzeit zum Löschen gekennzeichneten Vorgänge nochmal in einer Liste auszugeben. Bitte beachten Sie aber die für Ihre Verwaltung geltenden Datenschutzbestimmungen!

Es mag durchaus unterschiedliche Meinungen zu der Frage geben, ob eigentlich gelöschte Daten überhaupt nochmals aufgelistet werden dürfen. Da Sie aber auch eine Papierakte nochmal in die Hand nehmen (und lesen könnten), bevor Sie sie endgültig in den Reißwolf werfen, kann diese Liste als letzte Chance vor einem eventuellen Irrtum verstanden werden.

INFORMIX

INF Liste der Vorgaenge mit Loeschkennzeichen.sql

MS SQL SERVER

MSSQL Liste der Vorgaenge mit Loeschkennzeichen.sql

ORACLE

ORA Liste der Vorgaenge mit Loeschkennzeichen.sql

Das Script gibt Bereich, Aktenzeichen, Name und Vorname des jungen Menschen, Vorgangsbeginn, Ende-Zahlung und Vorgangsende sowie das erfasste Archiv- und Löschdatum aus.

Fachliche Inhalte wie die ehemals gewährte Hilfe o.ä. werden nicht ausgegeben.

Dauer der Archivierung

Im Zusammenhang mit dem endgültigen Löschen stellt sich natürlich zuerst die Frage, wie lange Vorgänge überhaupt aufbewahrt werden müssen, bevor man sie löschen darf. Viele Verwaltungen haben hier keine oder dem alten Grundsatz "haben wir schon immer so gemacht" entstammende Regelungen.

Als Anregung, wie so etwas für das Jugendamt geregelt werden kann, steht hier eine neue Geschäftsanweisung aus dem MTK zur Verfügung. Bei Bedarf kann diese auch gern als Word-Dokument für eigene Anpassungen übersandt werden.

Geschaeftsanweisung_zur_Aufbewahrung_und_Loeschung_von_Sozialdaten.pdf

Download von Dateien

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Bitte beachten Sie vor dem Download die Grundsätze für die Nutzung.

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