Dokumente für die Chronik in PDF umwandeln

In Verwaltungen, die die Anbindung von Dokumenten an die Chronik intensiv nutzen, wird die Datenbank (insbesondere die Tabelle n_vorgereignisse) sehr groß. Die Sicherung oder der Export dieser auf mehrere Gigabyte angewachsenen Datenbanken wird dadurch zunehmend problematischer. Leider gehen Anwendungen wie Word oder Excel oftmals sehr verschwenderisch mit Speicherplatz um. Die Größe einer PDF-Datei mit dem gleichen Inhalt beträgt etwa ein Fünftel des ursprünglichen Word-Dokuments.

"FREE PDF" bietet zusammen mit der Software "Ghostscript" das vollautomatische Umwandeln von Word-Dokumenten in PDF-Dateien. FREE PDF ist eine grafische Oberfläche für den Druckertreiber Ghostscript. Die Einrichtung als Druckertreiber bedeutet, dass aus jedem Windows-Programm, das drucken kann, damit auch PDF-Dokumente erzeugt werden können. Man druckt einfach mit dem neu eingerichteten "Drucker", gibt den gewünschten Dateinamen an und schon ist statt eines Ausdrucks eine PDF-Datei erzeugt.

Das Schöne an FreePDF und Ghostscript ist: Beides ist kostenlos!

 

Nutzung für PROSOZ 14plus

Um PDF-Dokumente vollautomatisch aus Word zu erzeugen und vom fertigen Worddokument mit zwei Mausklicks eine PDF-Version an die Chronik anzubinden, gibt es eine Word-Makro-Lösung. Lesen Sie die Anleitung:

 

Installation und Einrichtung GHOSTSCRIPT und FREE PDF

  • Zunächst laden Sie sich FreePDF in der aktuellen Version für Ihr Betriebssystem aus dem Internet herunter.

    Suchen Sie einfach in einer Suchmaschine nach "Free PDF" und laden Sie z.B. von Chip.de oder einer anderen seriösen Seite "FreePDF" herunter. Das Setup von FreePDF prüft in den neueren Versionen, ob der passende Ghostscript-Treiber auf Ihrem System vorhanden ist. Falls nein, bekommen Sie die offizielle Seite für den Download angezeigt.

  • Installieren Sie dann Ghostscript und danach Free PDF. Die bei der Installation vorgeschlagenen Ordner können Sie übernehmen.

  • Nach der Installation starten Sie Free PDF bzw. FreePDF Config aus dem Startmenü (unter Win7 als Administrator ausführen). Aus dem Menü wählen Sie "Profile" und klicken auf "Neu".

  • Geben Sie im Abschnitt "Grundlegende Optionen" einen Namen für das Profil ein, z.B. "Chronik PDF".

  • Im Abschnitt "FreePDF Dialog" wählen Sie als "Aktion beim Drucken" die Option "Als festen Dateinamen speichern".

  • Geben Sie darunter im Feld "Pfad/Datei" den Pfad ein, den Sie in PROSOZ 14plus als Verzeichnispfad für die Chronik eingestellt haben. Hinter den Pfad tragen Sie einen Dateinamen ein. Bei jedem Anbinden an die Chronik öffnen Sie aus dem Chronikeintrag genau diese Datei. Beispiel für eine Pfad- und Dateiangabe: C:\TEMP\Chronikdokument.pdf"

  • Die Option "PDF öffnen" muss deaktiviert sein (Häkchen nicht gesetzt). Alle anderen Einstellungen und Abschnitte lassen Sie so wie vorgegeben.

  • Verlassen Sie den Dialog mit "Speichern".

  • In dem Konfigurationsdialog müssen Sie zum Schluß nochmal Ihr Profil wählen und auf "Für das aktuelle Profil einen eigenen Drucker anlegen" klicken. Diese Funktion klappt nur, wenn Sie das Config-Programm als Administrator ausgeführt haben!

Nun ist ein FREE PDF Drucker mit dem Namen des angelegten Profils eingerichtet.

Bereits jetzt können Sie aus jedem Windowsprogramm auf dem neu eingerichteten Drucker drucken, wobei stets im eingestellten Ordner die PDF-Datei erstellt wird (vorher unter diesem Namen erstellte Dateien werden jeweils überschrieben). Testen Sie diese Funktion und sehen Sie nach, ob die PDF-Datei erstellt wurde.

Einrichtung in Word

Wenn Sie nun die "Druckausgabe" in Word in Form eines PDF-Dokuments automatisieren möchten, richten Sie Word wie folgt ein:

  • Klicken Sie die folgende Makrodatei mit der rechten Maustaste an und wählen "Ziel speichern unter", speichern Sie die Datei irgendwo ab: 

    PDFChronik.bas

    (Das Makro geht davon aus, dass Sie in FREE PDF das Profil mit dem Namen "Chronik PDF" gespeichert haben, so heißt auch der Drucker)

  • Starten Sie Word und schließen Sie alle Dokumente. Drücken Sie die Tastenkombination Alt+F11, um den VBA-Editor zu starten.

  • Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Datei importieren" und klicken Sie die gespeicherte Datei "PDFChronik.bas" doppelt an. Verlassen Sie den VBA-Editor mit "Datei, Schließen und zurück zu Word".

  • Klicken Sie auf eine der Word-Symbolleisten mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Anpassen".

  • Aktivieren Sie die Registerkarte "Befehle" und scrollen in der linken Liste zu "Makros". In der rechten Liste wählen Sie das Makro "PDFChronik" und ziehen es an eine beliebige Stelle in einer Symbolleiste. Mit erneutem Rechtsklick auf das Symbol können Sie die Beschriftung und das Symbol anpassen. Verlassen Sie den Anpassen-Dialog mit "Schließen".

  • Beenden Sie Word und speichern damit die Änderungen in der "normal.dot" ab.

Nutzung in Word

  • Starten Sie Word neu, schreiben Sie ein Dokument und klicken auf die neue Schaltfläche.

  • Kurz danach erscheint für einen Moment ein FREE PDF Statusfenster. Danach ist die Datei erstellt.

  • Wechseln Sie zu Ihrem PROSOZ 14plus-Chronikeintrag und klicken auf die Dreipunkte-Schaltfläche und "Zuordnen". Nun können Sie das PDF-Dokument anbinden.

 

 

Download von Dateien

Klicken Sie den Link auf eine Datei mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü "Ziel speichern unter". Nun können Sie die Datei an einer beliebigen Stelle abspeichern. Einige Dateien, vor allem Dateien für MS Office, lassen sich auch direkt im Internet-Explorer öffnen.

Bitte beachten Sie vor dem Download die Grundsätze für die Nutzung.

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