Fachthemen

Office-Dokumente schnell in der Chronik speichern

Der Druckdienst speichert bei entsprechender Einstellung das erzeugte Dokument eigenständig in der Chronik.

Sie möchten auch manuell (ohne Druckdienst) erstellte Dokumente schnell in der Chronik ablegen und sich nicht Dateiname und Ordner der zwischengespeicherten Datei merken müssen oder gar zu immer dem gleichen Ordner manuell navigieren?

Lösung:

Stellen Sie über Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Allgemein >Verzeichnispfad für Chronik ein, welchen Ordner PROSOZ 14plus öffnet, wenn Sie ein Dokument an einen Chronikeintrag anbinden möchten.

Verwenden Sie in MS Word ein Makro, das die "Speichern unter"-Funktion in diesem Ordner mit dem stets gleichen Dateinamen übernimmt. Ein entsprechendes Code-Beispiel zum Importieren in Ihre normal.dot (bis Word 2003) oder normalt.dotm (ab Word 2007) finden Sie in dieser Datei:

 

P14_Chronik.bas

 

Die einmalige Einrichtung:

  • Klicken Sie vorstehenden Link mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü "Ziel speichern unter". Speichern Sie die Datei an beliebiger Stelle ab.
  • Öffnen Sie in Word mit Alt+F11 den VBA-Editor und importieren Sie die gespeicherte Datei in Ihre globale Dokumentvorlage normal.dot(m), dann steht das Makro immer zur Verfügung.
  • Passen Sie im Makro-Code hinter "Verzeichnispfad =" den Pfad an. Voreingestellt ist "C:\Temp\".
  • Legen Sie das Makro auf eine Schaltfläche in der Word-Symbolleiste, damit es mit einem Klick aufrufbar ist.

Künftig speichern Sie das aktuelle Word-Dokument mit einem Klick auf diese Schaltfläche, wechseln danach zu PROSOZ 14plus und ordnen es einem (neuen) Chronikeintrag zu. Der Dateiname des zwischengespeicherten Dokuments lautet stets "_Chronikdokument.doc".

Mit ein wenig VBA-Kenntnissen können Sie das Makro anpassen und auch in Excel, Powerpoint oder Outlook einsetzen um Tabellen, Präsentationen oder E-Mails schnell zum Ablegen in der Chronik zwischenzuspeichern.

 

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