Fachthemen

Druckdienst - Tipps und Tricks

Ab Programmversion 2012.1.0 steht der Druckdienst für Einzel- und Serienbriefe in PROSOZ 14plus zur Verfügung. Ergänzend zu den Schulungsunterlagen finden Sie hier eine lose Sammlung von Tipps und Hinweisen zum Druckdienst.

 

Serienbrief aus Titeldaten

Die Änderung der Mindestunterhaltsbeträge und des Kindergeldes kann man nach erfolgtem "Festwertabgleich Titelverwaltung" mit dem Druckdienst - Serienbrief an die Unterhaltspflichtigen mitteilen und sie zur Zahlung des neuen Betrages auffordern.

Dazu sollte man bei Aufruf des Serienbriefs als Stichtag den Monat angeben, in dem der neue Betrag zu zahlen ist. Ein Vorlagengerüst (auf Basis des von Prosoz gelieferten Tabellenplatzhalters) ist hier verfügbar.

Serienbrief Titelverwaltung Aenderung 2015.docx

 

 

Datum plus XX Tage - Ein eigener Platzhalter für Fristen

Mit der Programmversion 2016.1.3.0 wird es einen Platzhalter geben, der zum Druckdatum eine ANzahl Tage addiert ausgibt. Der bisherige Workaround kann entfallen.

 

Vorlagen für den Pfändungs- und Überweisungsbeschluss

Frau Kirst-Strauß vom Jugendamt der Stadt Kassel hat sich die Mühe gemacht und die Vorlagen, die aktuell für Anträge auf Pfändungs- und Überweisbeschlüsse von den Gerichten akzeptiert werden, für den Druckdienst umgesetzt.

Alle Platzhalter, die automatisch mit Falldaten versehen werden, sind bereits enthalten. Anzupassen sind natürlich die Anschriften des Gerichts, des Jugendamts und die Bankverbindung der eigenen Verwaltung.

Speichern Sie die beiden Dokumente mit Rechtsklick, "Ziel speichern unter" (nicht "Öffnen") zunächst an einer beliebigen Stelle ab. Sodann können Sie diese in der Dokumentvorlagenverwaltung per "Einzelimport" in Ihre Datenbank aufnehmen und per "Editieren" anpassen.

Für die kostenfreie Bereitstellung sei der Kollegin im Namen aller Druckdienst-Anwender herzlich gedankt.

UVG Antrag Pfaendungs- und Ueberweisungsbeschluss.doc

 

BPV Antrag Pfaendungs- und Ueberweisungsbeschluss.doc

 

 

Platzhalter im Formularfeld

In einem Dokumentteil mit Formularschutz kann man Platzhalter unterbringen, deren Inhalte vom Benutzer gelöscht / überschrieben werden können:

Gibt man den kompletten Platzhalter als Standardtext in ein Formularfeld ein und aktiviert dann den Formularschutz, wird der Platzhalter zur Laufzeit aufgelöst und sein Inhalt steht innerhalb des Feldes zum Bearbeiten zur Verfügung.

Nutzbar ist das zum Beispiel für das Beginndatum eines Falles, wenn nicht ganz sicher ist, ob das Datum in allen Fällen korrekt ist. Beispiel: 

Platzhalter im Formularfeld.doc

 

 

Zuordnung von Sachgebieten zu Dokumentvorlagenordnern

Einem Ordner in der Dokumentvorlagenverwaltung sollte jeweils nur ein Sachgebiet zugeordnet werden. Nur dann kann man in den Eigenschaften der einzelnen Vorlagen die für das jeweilige Sachgebiet verfügbaren Chronik- und Wiedervorlagebegriffe als Vorschlag oder als zwingenden Begriff einstellen.

Durch ein nicht dokumentiertes Verhalten könnte man zwar in den Eigenschaften der Vorlagen diese Begriffe zuordnen und danach den Ordner mehreren Sachgebieten zuweisen. Es kann dann aber nicht gewährleistet werden, dass Chronik und Wiedervorlage - vor allem bei Serienbriefen - korrekt eingetragen werden.

 

Platzhalter in der Rechtschreibprüfung

Beim Gestalten der Dokumentvorlagen bietet es sich an, vor dem Speichern mit der Taste F7 in Word das jeweilige Dokument durch die Rechtschreibprüfung laufen zu lassen. Ihre Vorlagen sollten schließlich fehlerfrei sein ;-)

Damit die Rechtschreibprüfung nicht jeden der 692 Platzhalternamen in jedem zu prüfenden Dokument immer wieder als Fehler moniert, bietet es sich an, zumindest alle mitgelieferten Platzhalternamen einmal komplett in das eigene Word-Benutzerwörterbuch aufzunehmen.

Mit der SQL-Anweisung

select bezeichnung from n_platzhalter

können Sie in irgendeinem SQL-Editor alle Platzhalter ausgeben.

Kopieren Sie das Ergebnis der SQL-Abfrage in ein leeres Word-Dokument und starten mit F7 die Rechtschreibprüfung.

Nehmen Sie sämtliche unbekannten Bezeichnungen in Ihr Wörterbuch auf. Halten Sie im Rechtschreib-Prüfdialog einfach die Tastenkombination Alt+H so lange fest, bis alle Bezeichnungen hinzugefügt sind.

Alternativ kann man die Liste der Bezeichnungen auch direkt in das von Word gespeicherte Wörterbuch einfügen. Da dieses je nach Word-Version und Installation aber an den verschiedensten Stellen liegt, folgen Sie besser den vorstehenden Schritten - diese funktionieren in Word 2003, 2007, 2010 und unabhängig vom Installationsort des Wörterbuchs.

Die Parameter, die bei einigen Platzhaltern hinzugefügt werden und die selbst definierten Textbausteinbezeichnungen werden auf diese Weise natürlich nicht dem Wörterbuch hinzugefügt. Hier ist beim Rechtschreib-Prüfen der einzelnen Dokumentvorlagen manuell einmalig das Hinzufügen zum Wörterbuch nötig.

Künftig werden beim Prüfen der Rechtschreibung und auch während des Bearbeitens einer Vorlage nur die tatsächlichen Schreibfehler von Word rot markiert.

 

Anzeige der Dokumentvorlagen neu sortieren

Erstellt man in einem Unterordner in der Dokumentvorlagenverwaltung in PROSOZ 14plus eine weitere Vorlage oder benennt eine vorhandene Vorlage um, wird deren Bezeichnung nicht automatisch an die richtige Stelle in dem Ordner einsortiert. Bei vielen Vorlagen in einem Unterordner geht damit die Übersicht verloren.

Abhilfe:

In der Dokumentvorlagenverwaltung einfach den jeweiligen Unterordner einmal umbenennen (und danach ggf. wieder zurück in den bisherigen Namen). Das Umbenennen schreibt die zugrunde liegende XML-Datei neu, dabei werden die enthaltenen Dokumenteinträge auch gleich richtig sortiert.

 

Fill-In- und andere Felder per AutoOpenMakro automatisch aktualisieren

Man kann in den Dokumentvorlagen für den Druckdienst Fill-In-Felder oder berechnete Tabellenfelder einfügen und diese beim Öffnen der Vorlage aus dem Druckdienst automatisch aktualisieren.

Eine Beschreibung, wie dieses einzurichten ist, hat die Firma Prosoz zur Verfügung gestellt:

2013-02-13 RSz Autoopen-Makro.doc

 

 

Weitere Tipps

In diesem Dokumenten sind weitere Tipps zum Druckdienst zusammengefasst:

Druckdienst - Erfahrungen und Tipps MTK.pdf

 

Tipps_und_Trick_Druckdienst_Word.doc

 

 

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