Fachthemen

Programmanforderungen

In Abstimmung mit dem Bundesarbeitskreis hat die Firma PROSOZ das Verfahren zur Aufnahme und Meldung von Programmanforderungen überarbeitet und im Juni 2016 vorgestellt. Durch eine in der Software "Mantis" eingerichtete neue Datenbank, in der von den LAK-Vorsitzenden über eine Website neue Anforderungen erfasst werden können, werden die zuletzt genutzten Excel-Formulare abgelöst.

 

Meldung neuer Anforderungen

Ab sofort sollen Programmanforderungen über das folgende Formular an die LAK-Vorsitzenden gemeldet werden:

 

Meldung Programmanforderung (PDF)

 

Meldung Programmanforderung (DOCX)

 

Bitte senden Sie das ausgefüllte Formular per E-Mail an die/den LAK-Vositzende/n, damit es in der Mantis-Datenbank erfasst werden kann. Für die spätere Bewertung der Anforderungen durch den Landes- bzw. Bundesarbeitskreis ist es hilfreich, wenn sich alle an folgende Regeln halten:

  • Füllen Sie das Formular vollständig aus.
  • Geben Sie Name des Jugendamtes, Name des Ansprechpartners, Telefon und Mailadresse für evtl. Rückfragen an.
  • Verwenden Sie in Bezeichnung und Beschreibung der Anforderung möglichst keine Abkürzungen, sondern die im jeweiligen Verfahren üblichen Bezeichnungen von Befehlen, Funktionen usw.
  • Achten Sie auf die Rechtschreibung. Eine spätere Suche nach bestimmten Begriffen kann nur korrekt geschriebene Wörter finden.
  • Geben Sie in den Anforderungen und Screenshots keine echten Namen / Daten von Klienten an.
  • Melden Sie keine Fehler über das Formular. Fehlermeldungen sind direkt an den Support zu richten oder in OTRS als Fehlermeldung einzutragen.

 

Neue Programmanforderungen abrufen und für die LAK-Sitzung aufbereiten

Nachfolgend ist die weitere Verfahrensweise für LAK-Vorsitzende beschrieben:

Tragen Sie die Anforderungen so zeitnah wie möglich in die Mantis-Datenbank ein. Um sie in der nächsten LAK-Sitzung zeigen und bewerten zu können, können Sie entweder (falls eine Online-Verbindung verfügbar ist) jede Anforderung in Mantis aufrufen oder die neuen Anforderungen vor der Sitzung aus Mantis exportieren und mit folgendem Word-Dokument über die Serienbrieffunktion verbinden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Rufen Sie Mantis auf und gehen auf "Einträge anzeigen".
  • Klicken Sie auf das Plus-Zeichen vor dem Feld "Suche" und blenden damit die Übersicht aller Suchkriterien ein.
  • Klicken Sie auf "Status" und wählen den Status "Neu" aus.
  • Klicken Sie auf "LAK" und wählen Ihren Landesarbeitskreis aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter". Es werden alle neuen (noch unbewerteten) Anforderungen angezeigt.
  • Klicken Sie auf "CSV-Export" oder auf "Excel-Export" und speichern Sie die exportierte Datei. Hinweis: Der Excel-Export erzeugt eine XML-Datei, diese lässt sich aber auch mit Excel öffnen.
  • Verwenden Sie das unten verfügbare Word-Dokument "Statusbericht Programmanforderung" als Serienbrief-Hauptdokument und verbinden Sie es mit der gespeicherten Datenquelle.

Nun können Sie das Word-Dokument zum Durchblättern der neuen Anforderungen (oder Druckausgabe z.B. in eine PDF-Datei) verwenden, ohne mit Mantis verbunden zu sein. 

Nach Bewertung durch den LAK muss der Status der einzelnen Anforderungen in Mantis auf "LAK bewertet" gesetzt und die Priorität für den LAK eingetragen werden.

 

Statusbericht Programmanforderung (DOCX)

 

 

Zurück zur Übersicht