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Tagespflegestellenverwaltung und -statistik mit PROSOZ 14plus

Vorab eine wichtige Info: In PROSOZ 14plus muss der Systemschalter "Anbieteradressen trennen" auf NEIN stehen, damit mit dem nachfolgenden Konzept gearbeitet werden kann. Damit ist ein Einsatz der hier beschriebenen Lösung bei Kunden, die auch OPEN/WebFM betreiben, nicht möglich.

Das nachfolgende Konzept berücksichtigt noch nicht die seit Version 2016.3.x bestehende Möglichkeit, bei Tagespflegepersonen (interner Typ Pflegestellen) das Geburtsdatum zu erfassen.

Am Beispiel des Konzepts aus dem Main-Taunus-Kreis wird hier gezeigt wie die Verwaltung von Tagespflegestellen und Tagespflegekindern in PROSOZ 14plus umgesetzt werden kann.

Die Jugendhilfeträger sind nicht nur für die Erteilung von Pflegeerlaubnissen zuständig, sondern müssen auch seit 2006 die Tagespflegestatistik an das Landesamt melden. Darüber hinaus ist es für die Planung von Qualifikation und Förderung von Tagespflegepersonen notwendig, schnell auf entsprechende Daten zugreifen zu können und nicht mehrere Excel-Listen manuell zu pflegen.

Seit 2007 gibt es für Tagesmütter in Hessen auch Landesförderungen (Bambini/Knirps) für die Betreuung von Kindern unter drei Jahren. Die Verteilung dieser Mittel ist eine zusätzliche Aufgabe.  

Ausgangssituation

Zunächst einmal wurde festgestellt, dass wir nur von den Tagespflegekindern wissen, für die wir als Jugendhilfeträger das Pflegegeld (Sachaufwand und Anerkennung der Erziehungsleistung) an die Tagespflegestellen zahlen. Die überwiegende Zahl von Kindern im Kreis wird aber ohne Zahlung öffentlicher Mittel betreut (die Eltern zahlen direkt an die Tagespflegestelle).

Wir brauchen für jede Tagespflegestelle einen Vorgang, in dem alles abgewickelt wird, was die Tagespflegestelle selbst betrifft. Das beginnt bei den Auflagen, die für die Erteilung der Pflegeerlaubnis zu erfüllen sind und hört bei der Zahlung von Beitragszuschüssen und Landesfördermitteln auf.

Wir müssen wissen, welche Tagespflegestelle welches Kind betreut, auch wenn die Zahlung des Pflegegeldes nicht über uns läuft. Wir brauchen für jedes Kind und für jede Tagespflegepersonen zahlreiche Daten für die Landesstatistik sowie für eigene Zwecke, um z.B. gezielt die Tagespflegepersonen anschreiben zu können, die noch keine Qualifizierungskurse besucht haben, usw.

Wie lässt sich das in PROSOZ 14plus umsetzen?

Die WIHI-Vorgänge, in denen wir als Jugendamt das Pflegegeld zahlen, stellen kein Problem dar. Die Tagespflegestelle (als eine Adresse aus der Anbieterverwaltung – Pflegestellen) wird in dem Vorgang des Kindes zugeordnet und bekommt ihr Geld. Dort könnte man auch die Statistik-Aktion, die es seit Programmversion 4.10 gibt, für das jeweilige Kind zuordnen.

Schwieriger aber ist es, Vorgänge für die Kinder zu führen, für die wir bislang keine Leistungen auszahlen. Wie sollen dort die Statistikdaten der Tagespflegepersonen erfasst werden, wenn die Tagespflegestelle mehrere Kinder betreut bzw. an die Tagespflegepersonen unabhängig von einem einzelnen Kind Zuschüsse für Unfallversicherung und Altersvorsorge sowie Landesfördermittel ausgezahlt werden?

Beim MTK haben wir uns dazu entschlossen, grundsätzlich Vorgänge für Tagespflegestellen anzulegen. Das läuft wie folgt ab:

  • Die Tagespflegestellenadresse ist bereits (oder wird im Lauf der Vorgangsanlage) unter der Kategorie „Pflegestellen“ in der Anbieterverwaltung erfasst.
  • In einem eigens dafür geschaffenen WIHI-Bereich wird ein neuer Vorgang angelegt und zuerst die Tagespflegestellenadresse mit der Beteiligtenart „Tagespflegestelle“ erfasst/zugeordnet.
  • Danach wird die gleiche Adresse mit der Beteiligtenart „Junger Mensch“ zugeordnet. Dies geht leider nur über den Umweg zum Menüpunkt "Adressen". So vermeiden wir die Doppelerfassung der Adresse und können trotzdem die Personendaten der Tagespflegeperson (weil das ja die Statistik verlangt) eingeben.
  • Dann wird jedes betreute Kind als normale Adresse mit der Beteiligtenart „Tagespflegekind“ zu dem Vorgang zugeordnet. Der interne Typ dieser Beteiligtenart ist „Weitere Beteiligte“, für den wir auch Personendaten erfassen können.

Somit haben wir einen Vorgang, den wir bei der Suche via Tagespflegeperson über „Junger Mensch“ oder „Tagespflegestelle“ finden. Gleichzeitig finden wir bei der Suche mit der Beteiligtenart „Tagespflegekind“ heraus, von welcher Tagespflegestelle dieses Kind betreut wird.

Statistik und Buchhaltung

In den Vorgang der Tagespflegestelle wird nun eine selbst definierte Aktion „Datenblatt Tagespflegeperson“ zugeordnet und mit den internen Daten und den Daten für die gesetzliche Statistik gefüllt.

Für jedes betreute Kind wird in dem Vorgang der Tagespflegestelle eine Aktion „Datenblatt Tagespflegekind“ erfasst. Diese enthält die Daten für die gesetzliche Statistik der Tagespflegekinder.

Die beiden Aktionen lassen sich per MIS auswerten. So lassen sich auch die Daten für die gesetzliche Statistik als Zahlenkolonne erstellen und an das Landesamt elektronisch übermitteln.

Zahlreiche eigene Auswertungen sind ebenfalls möglich, z.B. um alle Tagespflegepersonen ohne Teilnahme an unseren Fortbildungskursen als Adressliste zu bekommen, dann kann man direkt entsprechende Serienbriefe schreiben.

Die Zahlung von Zuschüssen zur Unfallversicherung und Altersvorsorge und Knirps-Förderung erfolgt über eine Buchhaltungsaktion in diesem Vorgang.

Die Vorgänge für einzelne Kinder, für die wir auch Pflegegeld bezahlen, bleiben von dem Tagespflegestellenvorgang unberührt.

Eine Beschreibung sowie die Aktionsdefinitionen und Auswertungen stehen hier zum Download Verfügung, sie können gern für eigene Zwecke verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass dieses kostenlose Angebot keinen Anspruch auf Support und Gewährleistung enthält!

Tagespflegestellenverwaltung in PROSOZ 14plus

Hinweis: Die in der MIS-Auswertung enthaltenen Formate müssen Sie über Softwareentwicklung und Wartung > Basiskonfiguration - MIS-Formate nach dem Import anpassen: Im SQL-Code muss bei den Formaten, die die gesetzliche Statistik in Ziffern ausgeben, Ihre Landesziffer und Ihre Kreis-Kennzifer hinter "set" hinterlegt werden!

 

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