PROSOZ.NEO

Die hier beschriebenen Auswertungen sind nicht zwingend als Fehlerlisten, sondern als Prüfinstrument zu verstehen, um sowohl den laufenden Betrieb von PROSOZ 14plus mit einem konsistenten Datenstand sicherzustellen als auch eine Migration zu PROSOZ.NEO gut vorzubereiten. Ob aufgelistete Datenstände als kritischer Fehler zu bewerten sind, hängt von lokalen Einstellungen, Arbeitsweisen und dem Umfang der zu migrierenden Daten ab. Die hier aufgeführten Auswertungen ersetzen keinesfalls eine umfängliche Beratung und Unterstützung durch die Firma Prosoz im Zuge von PROSOZ.NEO-Einführungsprozessen!

Bitte beachten Sie die unten verfügbaren Erläuterungen zu jeder in dem MIS-Paket enthaltenen Auswertung!

Das MIS-Paket wird ab sofort laufend ergänzt - aktueller Stand: Juli 2026

Entpacken Sie die ZIP-Datei und importieren Sie die entpackte dat-Datei mit aktiver Registerkarte "Baum" im MIS-Import. Für die Zuordnung ins MIS-Menü filtern Sie nach der Klasse "datenpruefung".

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mssql-datenpruefung.zip

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in Kürze

Allgemein

Die hier aufgeführten Auswertungen beziehen sich auf den gesamten Vorgangs- und Adressdatenbestand - unabhängig davon, ob es sich um laufende oder beendete Vorgänge handelt.

Allgemein - Aktenzeichen mehrfach vergeben

Neuere Programmversionen verhindern ggf. die Vergabe eines bereits vorhandenen Aktenzeichens. Vorgänge, die vor Einführung dieser programminternen Prüfung erfasst wurden, können jedoch Aktenzeichen haben, die bereits für andere Vorgänge vergeben wurden. Es muss geprüft werden, welche Vorgänge ggf. ein neues, eindeutiges Aktenzeichen erhalten müssen. Aktenzeichen sollten nur eindeutig für genau einen Vorgang vergeben sein. 

Allgemein - Leerzeichen zu Beginn oder Ende von Namensfeldern

Diese Liste zeigt alle Adressdatensätze an, die in einem oder mehreren der vier Namensfelder zu Beginn oder Ende ein Leerzeichen haben. Ggf. führt dies bei der Suche nach Adressen dazu, dass der Datensatz nicht gefunden wird oder die Datenmigration überflüssige Leerzeichen enthält.

Allgemein - Mehrere Vorgänge für den JM im gleichen Sachgebiet

Grundsätzlich sollte für einen jungen Menschen (eine Mündelnummer) innerhalb eines Sachgebiets nur ein Vorgang existieren. Gibt es mehrere Vorgänge für denselben jungen Menschen im Sachgebiet, wird sonst der Bereichswechsel in ein gemeinsames Archiv scheitern.
Ausnahme: Innerhalb des Sachgebiets sind bestimmte Bereich unterschiedlichen Aufgaben zugeordnet - dann ist dies kein Fehler. In diesem Fall müssen dann für die verschiedenen Aufgabenbereich ggf. auch eigene Archivbereiche vorgesehen werden.

Allgemein - Prüfliste Adressen mit zugeordneten Beteiligtenarten

Gesamtliste der Adressdatensätze mit früher und/oder aktuell zugeordneten Beteiligtenarten - Sie dient als Prüfliste, ob sich ggf. widersprechende Beteiligtenarten zugeordnet wurden (z.B. die Adresse als Vater und als Mutter in Vorgängen beteiligt ist oder war). Ggf. falsche Zuordnungen aus der Adresse entfernen, sofern diese nicht in vorhandenen Vorgängen noch verwendet wird.

Allgemein - Prüfliste Adressen ohne Vorgangsbeteiligung

Gesamtliste aller Adressen, die nicht an laufenden oder beendeten Vorgängen beteiligt sind. Durch die Angabe, ob es sich um Anbieteradressen, gesperrte Adresse oder Auskunftssperren bzw. um Duplikate handelt, kann gefiltert werden, welche Adressen man aus der Datenbank ggf. löschen möchte. Eine individuelle Prüfung ist notwendig, um vorsorglich hinterlegte Adressen von z.B. Gerichten, anderen Behörden usw. nicht versehentlich zu löschen (solche Adressen sollten ggf. gesperrt werden).

Allgemein - Prüfliste Adressen ohne Vorname (ohne Anbieter)

Diese Liste zeigt Adressdatensätzen von Nicht-Anbieteradressen, bei denen kein Vorname erfasst ist. Sofern es sich um Gerichte, andere Behörden o.ä. handelt, ist dies in der Regel unkritisch. Bei Privatpersonen kann es jedoch zu falschen Beteiligtenzuordnungen in Vorgängen kommen, wenn nur ein Nachname (Pflichtfeld) vorhanden ist.

Allgemein - Verstorbene mit Anschrift oder Kontaktdaten

Sofern in einem Adressdatensatz in den Personendaten ein Sterbedatum oder die Markierung "verstorben" gesetzt ist, sollten diese Datensätze keine Postanschrift und keine E-Mail-Adresse mehr enthalten. Der Druckdienst verhindert zwar Briefe an Verstorbene bzw. weist darauf hin, dass der Empfänger verstorben ist, Massen-E-Mails gehen jedoch ggf. ungeprüft durch. Grundsätzlich ist die Angabe einer Anschrift eines Verstorbenen inhaltlich falsch.

Anbieter

Diese Auswertungen beziehen sich auf Daten der Anbieterverwaltung. Bei einer Übernahme der Anbieter in PROSOZ sollten hier nur valide und plausible Daten übertragen werden. Es muss z.B. entschieden werden, ob man nicht verwendete Entgelte und Leistungen beibehält, oder ob man Anbieter von einer Migration ausschließt, weil sie seit Jahren nicht mehr beauftragt wurden.

Anbieter - Entgeltsätze und deren Verwendung in lfd. Vorgängen

Mit dieser Liste der bei Jugendhilfeanbietern hinterlegten gültigen Entgeltsätze kann geprüft werden, ob ggf. veraltete oder nicht verwendete Entgeltsätze gelöscht, mit aktuellen Beträgen fortgeschrieben oder mit einem Bis-Datum versehen werden, um sie nicht weiter in der Anbieterverwaltung ungenutzt vorzuhalten. Dies vereinfacht auch die Auswahl von Entgelten im Einzelfall.

Anbieter - Liste der Jugendhilfeanbieter

Die Liste enthält alle Anbieter mit dem internen Typ "Jugendhilfeanbieter" und zeigt, welche Anbieter eine oder keine Betriebserlaubnis haben, weist die Träger und Dachverbände und die Anzahl dazugehörender gültiger Entgeltsätze aus. Es kann anhand der Liste ein evtl. Nacherfassungsbedarf geprüft oder entschieden werden, welche Anbieter nicht mehr benötigt werden und gelöscht werden können.

Anbieter - Pflegestellen und Vorgangsbeteiligung

Die Liste enthält alle Anbieter mit dem internen Typ "Pflegestelle" und zeigt, welche Beteiligtenarten der Adresse zugeordnet sind,welche Pflegepersonen zugeordnet sind und in wie vielen Vorgängen die jeweilige Pflegestelle aktiver Buchhaltungsbeteiligter ist. Die Liste kann dazu verwendet werden, nicht mehr aktive Pflegestellen ggf. zu löschen, aber auch um die enthaltenen Pflegepersonen ggf. nachzuerfassen.

Beendete Vorgänge

Auswertungen dieser Kategorie werten nur Vorgänge aus, die ein Endedatum in der Vergangenheit haben. Man könnte auf die Prüfung von Plausibilitäten zwar verzichten, es ist jedoch zu bedenken, dass beendete Vorgänge jederzeit wieder aufleben könnten. Außerdem müssen auch beendete Vorgänge plausible Daten enthalten, wenn eigene Auswertungen und interne Statistiken auch auf bereits beendete Vorgänge vorgenommen werden.

Beendete Vorgänge - Adressen mit Vorgangsbeteiligung

Gesamtliste der an beendeten Vorgängen beteiligten Adressdatensätzen mit den verwendeten Beteiligtenarten. Diese Liste dient der Prüfung, ob die Beteiligtenarten ggf. widersprüchlich sind, z.B. jemand als Bruder und Schwester oder als Vater und Mutter in Vorgängen zugeordnet wurde.

Beendete Vorgänge - Aktenzeichen fehlt oder beginnt mit Leerzeichen

Liste der beendeten Vorgänge, die kein Aktenzeichen oder ein mit einem Leerzeichen beginnendes Aktenzeichen haben. Wenn Aktenzeichen in der Verwaltung standardmäßig zu verwenden sind, sollten die hier aufgeführten Vorgänge mit einem korrekten Aktenzeichen versehen werden.

Beendete Vorgänge - Aktive Buchhaltungsstammdaten

Vor Einführung entsprechender Systemschalter konnten Vorgänge beendet werden, obwohl noch aktive Buchhaltungsstammdaten vorhanden waren. Um keine vermeintlich laufenden Buchhaltungskonten oder gar laufende Soll- bzw. Anspruchstellungen in beendeten Fällen fortzuführen, sollten diese Konten auf inaktiv gesetzt werden, bevor das Ende-Datum des Falles eingegeben wird.

Beendete Vorgänge - Anbieteradressen mit Vorgangsbeteiligung

Gesamtliste der an beendeten Vorgängen beteiligten Anbieter-Adressdatensätzen mit den verwendeten Beteiligtenarten. Diese Liste dient der Prüfung, ob die Beteiligtenarten ggf. widersprüchlich sind. In frühen Programmversionen der Anbieterverwaltung war es möglich, eine Kita gleichzeitig als Pflegestelle oder als Jugendhilfeeinrichtung einer Aktion zuzuordnen, wodurch diese dann mit einer nicht zum Anbietertyp gehörenden Beteiligtenart im Vorgang erschien.

Beendete Vorgänge - Anrede und Geschlecht junger Mensch

Die Liste dient sowohl der Prüfung, ob Anrede und Geschlecht in dem Adressdatensatz eines jungen Menschen zusammenpassen als auch der Kontrolle und Nacherfassung des Geschlechts bei jungen Menschen. Mehrere gesetzliche Statistiken und Landesberichtssysteme differenzieren Auswertungen nach Geschlecht, fehlt diese Angabe, verfälscht dies Ergebnisse.

Beendete Vorgänge - Anrede und Geschlecht von Beteiligten

Die Liste dient sowohl der Prüfung, ob in beendeten Fällen Anrede und Geschlecht in dem Adressdatensatz aller Vorgangsbeteiligten zusammenpassen als auch der Kontrolle und Nacherfassung des Geschlechts bei entsprechenden Personen. Außerdem kann geprüft werden, ob institutionelle Beteiligte (Jugendhilfeeinrichtungen, Behörden usw.) versehentlich Personendaten mit Geschlecht enthalten (häufig wenn statt einer Behörde ein Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin erfasst wird).

Beendete Vorgänge - Beginn und Ende Vorgang und Aktionen

Diese Liste enthält beendete Vorgänge, in denen Vorgangsbeginn und -ende sowie Beginn und Ende von enthaltenen Aktionen nicht plausibel sind. Als korrekt wird angenommen, wenn in einem beendeten Vorgang auch alle Aktionen spätestens am Tag des Vorgangsendes beendet sind. Außerdem wird ausgewiesen, wenn das Vorgangsende vor dem Vorgangsbeginn oder das Aktionsende vor dem Aktionsbeginn liegt ("rückwärts" laufende Vorgänge bzw. Aktionen). Fehler dieser Kategorie können zu falschen Ergebnissen in statistischen oder anderen Auswertungen z.B. zu Hilfedauern usw. führen.

Beendete Vorgänge - Deaktivierter oder fehlender Sachbearbeiter

Es werden die beendeten Vorgänge aufgelistet, in denen kein Sachbearbeiter oder ein deaktivierter Sachbearbeiter zugeordnet ist. Bei beendeten Vorgängen ist dies nicht kritisch, sofern bei etwaigem Wiederaufleben der korrekte Sachbearbeiter zugeordnet wird.

Beendete Vorgänge - Ende Buchhaltungsstammdaten nach Ende-Z oder Ende

Buchhaltungsstammdaten sollten spätestens zum Ende-Zahlung-Datum beendet sein (ein bis-Datum haben). Diese Liste enthält die Fälle, in denen das bis-Datum fehlt oder nach dem Ende-Zahlungen liegt, mithin vermeintlich noch Zahlungen erfolgen oder erfolgten, obwohl das Datum Ende-Zahlungen erreicht ist/war.

Beendete Vorgänge - Ende Zahlung nach Vorgangsende

Diese Liste enhält die beendeten Fälle, in denen das Ende-Zahlungen-Datum nach dem Vorgangsende liegt, mithin vermeintlich noch Zahlungen erfolgten, obwohl der Vorgang bereits beendet war.

Beendete Vorgänge - Ende Zahlung vor Vorgangsbeginn

Diese Liste enhält die beendeten Fälle, in denen das Ende-Zahlungen-Datum vor dem Vorgangsbeginn liegt, mithin vermeintlich bereits Zahlungen erfolgten, obwohl der Vorgang noch nicht begonnen hat.

Beendete Vorgänge - Fehlender junger Mensch

Diese Liste enthält alle beendeten Vorgänge, in denen der junge Mensch fehlt. Ggf. führt dies bei Auswertungen zu falschen Ergebnissen (Anzahl Vorgänge <> Anzahl JM).

Beendete Vorgänge - Geburtsdatum junger Mensch und Geschwister

Das Geburtsdatum ist bei jungen Menschen und allen Geschwister-Beteiligtenarten ein Pflichtfeld. Frühere Programmversionen oder -fehler könnten dazu geführt haben, dass diese Personen ohne Geburtsdatum erfasst und zugeordnet wurden. Um konsistente Personendaten zu erhalten, sollte das Geburtsdatum bei diesen Personen nacherfasst werden - auch in beendeten Fällen, da diese Personen jederzeit auch laufenden Fällen neu zugeordnet werden könnten.

Beendete Vorgänge - Grund in Hauptmaske fehlt

In Verwaltungen, die das Feld "Grund" in der Hauptmaske für Auswertungen und Statistiken u.ä. verwenden, muss der Grund aus der Liste der verfügbaren Hilfearten ausgewählt werden. Diese Liste zeigt, in welchen beendeten Fällen die Auswahl nicht getroffen wurde oder der vorhandene Grund nicht aus der Liste der Hilfearten stammt.

Beendete Vorgänge - Ist-Buchungen nach Ende Zahlung

Nach einem Ende-Zahlungen-Datum sollten keine Ein- oder Auszahlungsbuchungen mehr erfolgt sein. Diese Liste führt auf, wo dies in beendeten Vorgängen dennoch der Fall war, ggf. weil das Ende-Zahlungen-Datum nachträglich geändert wurde. Ggf. muss hier das Ende-Zahlungen-Datum korrigiert werden.

Beendete Vorgänge - Ist-Buchungen nach Vorgangsende

Nach dem Vorgangsende sollten keine Ein- oder Auszahlungsbuchungen mehr erfolgt sein. Diese Liste führt auf, wo dies in beendeten Vorgängen dennoch der Fall war, ggf. weil das Vorgangsende-Datum nachträglich geändert wurde. Ggf. muss dieses Datum korrigiert werden.

Beendete Vorgänge - Löschkennzeichen oder Löschdatum fehlt

Beendete Vorgänge müssen u.a. aus Datenschutzgründen unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen irgendwann gelöscht werden, deshalb sollte in jedem beendeten Vorgang auch ein Löschkennzeichen und Löschdatum vorhanden sein, auch damit diese Daten in ein ggf. eingesetztes DMS übertragen werden. Die Liste zeigt, wo eine oder beide Angaben im Vorgang fehlen. Nachrichtlich wird auch das Archivierungskennzeichen und -datum ausgegeben.

Beendete Vorgänge - Mehrere junge Menschen, Mütter oder Väter

Diese Liste enthält beendete Vorgänge mit mehreren jungen Menschen, Müttern oder Vätern, was aus technischen Gründen nicht vorkommen darf. Dies sollte von Prosoz 14plus auch verhindert werden, war aber ggf. über falsche Zuordnung von Personen zu Aktionen dennoch möglich. Um ggf. wiederauflebende Vorgänge nicht mit falschen Familienkonstellationen zu führen, sollten auch beendete Fälle mit diesem Problem korrigiert werden.

Beendete Vorgänge - Minderjähriger Elternteil bei Geburt JM

Diese Liste führt alle beendeten Vorgänge auf, in denen ein Elternteil bei Geburt des jungen Menschen minderjährig war. Z.B. in der Amtsvormundschaft kann dies natürlich durchaus sein und ist kein Fehler. Es muss nach eigenem Ermessen entschieden werden, bis zu welchem Alter der Mutter oder des Vaters man prüfen möchte, ob ein ggf. falsches Geburtsdatum dieses Elternteils (oder des jungen Menschen) eingegeben wurde. Da beendete Vorgänge wieder aufleben könnten, sollten auch diese geprüft werden.

Beendete Vorgänge - Mündelnummer 0

Ein Vorgang wird mit der internen Mündelnummer 0 gespeichert, wenn man z.B. nach der Neuerfassung der Beteiligten die Beteiligtenübersicht nicht mit OK verlässt. Diese Liste führt entsprechende Fälle auf. Dies kann vor allem in Buchhaltungssachgebieten zu erheblichen Fehlern führen. Da beendete Vorgänge wieder aufleben könnten, sollten auch diese geprüft werden.

Beendete Vorgänge - Nationalität junger Mensch

Die Liste führt alle jungen Menschen aus beendeten Vorgängen auf, deren Nationalität nicht erfasst wurde. Da die Nationalität auch bei Auswertungen und Statistiken benötigt wird, sollte sie nacherfasst werden (oder auf "ungeklärt" gestellt werden).

Beendete Vorgänge - Soll- oder Anspruchs-Buchungen nach Ende

Nach dem Vorgangsende sollten keine Soll- oder Anspruchstellungen mehr erfolgt sein. Diese Liste führt auf, wo dies in beendeten Vorgängen dennoch der Fall war, ggf. weil das Vorgangsende-Datum nachträglich geändert wurde. Ggf. muss dieses Datum korrigiert werden.

Beendete Vorgänge - Soll- oder Anspruchs-Buchungen nach Ende-Z

Nach einem Ende-Zahlungen-Datum sollten keine Soll- oder Anspruchstellungen mehr erfolgt sein. Diese Liste führt auf, wo dies in beendeten Vorgängen dennoch der Fall war, ggf. weil das Ende-Zahlungen-Datum nachträglich geändert wurde. Ggf. muss hier das Ende-Zahlungen-Datum korrigiert werden.

Beendete Vorgänge - Statistischer Bezirk fehlt

Der statistische Bezirk kann in Prosoz 14plus zwar als Pflichtfeld eingestellt werden, gleichwohl können Vorgänge existieren, in denen dieser nicht angegeben wurde (ggf. vor Aktivieren des Systemschalters). Oftmals beziehen sich Auswertungen auch auf beendete Vorgänge, daher ist eine Nacherfassung des fehlenden Statistischen Bezirks ggf. notwendig.

Beendete Vorgänge - Vorgang ohne Aktionen

Diese Liste zeigt alle beendeten Vorgänge an, die keinerlei Aktionen enthalten. Ob im jeweiligen Bereich oder Sachgebiet normalerweise Aktionen erfasst sein müssten, ist je nach Verwaltung unterschiedlich. Ob das Löschkennzeichen und -datum bereits gesetzt ist, wird ebenfalls angezeigt.

Beendete Vorgänge - Vorgang ohne Beteiligte

Diese Liste zeigt alle beendeten Vorgänge an, die keinerlei Beteiligte enthalten. Diese Vorgänge sollten gelöscht oder Beteiligte nacherfasst werden. Ob das Löschkennzeichen und -datum bereits gesetzt ist, wird ebenfalls angezeigt.

Beendete Vorgänge - Vorgangsbeginn fehlt

Die Liste zeigt beendete Vorgänge ohne Beginn-Datum. Trotz programminterner Plausibilitäten kann es vorkommen, dass der Vorgangsbeginn gelöscht wurde. Auswertungen z.B. zur Vorgangsdauer sind auf einen korrekten Vorgangsbeginn ggf. angewiesen, daher sollte dieses Feld nacherfasst werden.

Beendete Vorgänge - Vorgangsbeginn nach Vorgangsende

Die Liste zeigt die beendeten Vorgänge, in denen das Vorgangsende vor dem Vorgangsbeginn liegt. Vorgangsbeginn und -ende sollten der Realität entsprechen und nicht in falscher Reihenfolge liegen.

Beendete Vorgänge - Vorgangsbeginn vor Geburt junger Mensch

Die Liste enthält beendete Vorgänge, die vor Geburt des jungen Menschen begannen. Dies kann bei Pflegschaften durchaus korrekt sein, im Regelfall wird es sich aber um Erfassungsfehler handeln, die ggf. falsche Auswertungsergebnisse erzeugen.

Beendete Vorgänge - Vorgangskennzeichen fehlt

In Verwaltungen, die das Feld "Vorgangskennzeichen" in der Hauptmaske für Auswertungen und Berichte u.ä. verwenden, muss ein Eintrag ggf. ausgewählt werden. Diese Liste zeigt, in welchen beendeten Fällen keine Auswahl getroffen wurde.

Laufende Vorgänge

Zu dieser Kategorie gehören Auswertungen auf Vorgänge ohne Ende-Datum und Vorgänge mit einem in der Zukunft liegenden Ende-Datum. Mindestens diese müssen für eine Migration plausible Daten enthalten. 

Laufende Vorgänge - Adressen mit Vorgangsbeteiligung

Gesamtliste der an laufenden Vorgängen beteiligten Adressdatensätzen mit den verwendeten Beteiligtenarten. Diese Liste dient der Prüfung, ob die Beteiligtenarten ggf. widersprüchlich sind, z.B. jemand als Bruder und Schwester oder als Vater und Mutter in Vorgängen zugeordnet wurde.

Laufende Vorgänge - Aktenzeichen fehlt oder beginnt mit Leerzeichen

Liste der laufenden Vorgänge, die kein Aktenzeichen oder ein mit einem Leerzeichen beginnendes Aktenzeichen haben. Wenn Aktenzeichen in der Verwaltung standardmäßig zu verwenden sind, sollten die hier aufgeführten Vorgänge mit einem korrekten Aktenzeichen versehen werden.

Laufende Vorgänge - Anbieteradressen mit Vorgangsbeteiligung

Gesamtliste der an laufenden Vorgängen beteiligten Anbieter-Adressdatensätzen mit den verwendeten Beteiligtenarten. Diese Liste dient der Prüfung, ob die Beteiligtenarten ggf. widersprüchlich sind. In frühen Programmversionen der Anbieterverwaltung war es möglich, eine Kita gleichzeitig als Pflegestelle oder als Jugendhilfeeinrichtung einer Aktion zuzuordnen, wodurch diese dann mit einer nicht zum Anbietertyp gehörenden Beteiligtenart im Vorgang erschien.

Laufende Vorgänge - Anrede und Geschlecht junger Mensch

Die Liste dient sowohl der Prüfung, ob Anrede und Geschlecht in dem Adressdatensatz eines jungen Menschen zusammenpassen als auch der Kontrolle und Nacherfassung des Geschlechts bei jungen Menschen. Mehrere gesetzliche Statistiken und Landesberichtssysteme differenzieren Auswertungen nach Geschlecht, fehlt diese Angabe, verfälscht dies Ergebnisse.

Laufende Vorgänge - Anrede und Geschlecht von Beteiligten

Die Liste dient sowohl der Prüfung, ob in laufenden Fällen Anrede und Geschlecht in dem Adressdatensatz aller Vorgangsbeteiligten zusammenpassen als auch der Kontrolle und Nacherfassung des Geschlechts bei entsprechenden Personen. Außerdem kann geprüft werden, ob institutionelle Beteiligte (Jugendhilfeeinrichtungen, Behörden usw.) versehentlich Personendaten mit Geschlecht enthalten (häufig wenn statt einer Behörde ein Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin erfasst wird).

Laufende Vorgänge - Beginn und Ende Vorgang und Aktionen

Diese Liste enthält laufende Vorgänge, in denen Beginn und Ende von enthaltenen Aktionen nicht zum Vorgangsbeginn passen, z.B. wenn eine Aktion begonnen oder geendet hat, bevor der Vorgang selbst begonnen hat. Fehler dieser Kategorie können zu falschen Ergebnissen in statistischen oder anderen Auswertungen führen.

Laufende Vorgänge - Deaktivierter oder fehlender Sachbearbeiter

Es werden die laufenden Vorgänge aufgelistet, in denen kein Sachbearbeiter oder ein deaktivierter Sachbearbeiter zugeordnet ist. Im Gegensatz zu beendeten Vorgängen ist dies bei laufenden Vorgängen ggf. kritisch, da die Dokumenterstellung via Druckdienst und Ablage im DMS sowie ggf. Zuständigkeitsprüfungen und Auswertungen von einer korrekten Sachbearbeiterzuordnung abhängig sind.

Laufende Vorgänge - Ende Buchhaltungsstammdaten nach Ende Zahlung

Buchhaltungsstammdaten sollten spätestens zum Ende-Zahlung-Datum beendet sein (ein bis-Datum haben), auch wenn der gesamte Vorgang noch läuft. Diese Liste enthält die laufenden Fälle, in denen das bis-Datum fehlt oder nach dem Ende-Zahlungen liegt, mithin vermeintlich noch Zahlungen erfolgen oder erfolgten, obwohl das Datum Ende-Zahlungen erreicht ist/war.

Laufende Vorgänge - Ende Zahlung nach Vorgangsende

Diese Liste enhält die mit einem in der Zukunft liegenden Ende-Datum (aktuell noch laufenden) Fälle, in denen das Ende-Zahlungen-Datum nach dem künftigen Vorgangsende liegt, mithin vermeintlich noch Zahlungen erfolgten, obwohl der Vorgang dann beendet ist

Laufende Vorgänge - Ende Zahlung vor Vorgangsbeginn

Diese Liste enhält die laufenden Fälle, in denen das Ende-Zahlungen-Datum vor dem Vorgangsbeginn liegt, mithin vermeintlich bereits Zahlungen erfolgten, obwohl der Vorgang noch nicht begonnen hat.

Laufende Vorgänge - Fehlender junger Mensch

Diese Liste enthält alle laufenden Vorgänge, in denen der junge Mensch fehlt. Ggf. führt dies in der Buchhaltung zu massiven Störungen und Fehlern und bei Auswertungen zu falschen Ergebnissen (Anzahl Vorgänge <> Anzahl JM).

Laufende Vorgänge - Geburtsdatum junger Mensch und Geschwister

Das Geburtsdatum ist bei jungen Menschen und allen Geschwister-Beteiligtenarten ein Pflichtfeld. Frühere Programmversionen oder -fehler könnten dazu geführt haben, dass diese Personen ohne Geburtsdatum erfasst und zugeordnet wurden. Um konsistente Personendaten zu erhalten, sollte das Geburtsdatum bei diesen Personen nacherfasst werden - auch bei Geschwistern, die jederzeit in eigenen Vorgängen als junger Mensch zugeordnet werden könnten.

Laufende Vorgänge - Grund in Hauptmaske fehlt

In Verwaltungen, die das Feld "Grund" in der Hauptmaske für Auswertungen und Statistiken u.ä. verwenden, muss der Grund aus der Liste der verfügbaren Hilfearten ausgewählt werden. Diese Liste zeigt, in welchen laufenden Fällen die Auswahl nicht getroffen wurde oder der vorhandene Grund nicht aus der Liste der Hilfearten stammt.

Laufende Vorgänge - Ist-Buchungen nach Ende Zahlung

Nach einem Ende-Zahlungen-Datum sollten keine Ein- oder Auszahlungsbuchungen mehr erfolgt sein. Diese Liste führt auf, wo dies in noch laufenden Vorgängen dennoch der Fall ist, ggf. weil das Ende-Zahlungen-Datum nachträglich geändert wurde. Ggf. muss hier das Ende-Zahlungen-Datum korrigiert werden.

Laufende Vorgänge - Letzte Soll- oder Anspruchs-Buchung vor mehr als 90 Tagen

Diese Liste führt die laufenden Vorgänge auf, in denen die letzte Soll- oder Anspruchstellung mehr als 90 Tage zurückliegt. Sie dient der Kontrolle, ob der vermeintlich laufende Fall nicht beendet werden müsste, sofern alle Konten einen ausgeglichenen Saldo haben. Der Filter von 90 Tagen kann im MIS-Format auf jeden anderen gewünschten Wert angepasst werden.

Laufende Vorgänge - Letzte Zahlungs-Buchung vor mehr als 90 Tagen

Diese Liste führt die laufenden Vorgänge auf, in denen die letzte Einzahlung oder Auszahlung mehr als 90 Tage zurückliegt. Sie dient der Kontrolle, ob der vermeintlich laufende Fall nicht beendet werden müsste, sofern alle Konten einen ausgeglichenen Saldo haben. Der Filter von 90 Tagen kann im MIS-Format auf jeden anderen gewünschten Wert angepasst werden.

Laufende Vorgänge - Mehrere junge Menschen, Mütter oder Väter

Diese Liste enthält laufende Vorgänge mit mehreren jungen Menschen, Müttern oder Vätern, was aus technischen Gründen nicht vorkommen darf. Dies sollte von Prosoz 14plus auch verhindert werden, war aber ggf. über falsche Zuordnung von Personen zu Aktionen dennoch möglich. Um Vorgänge nicht mit falschen Familienkonstellationen weiterzuführen, sollten Fälle mit diesem Problem unbedingt korrigiert werden.

Laufende Vorgänge - Minderjähriger Elternteil bei Geburt Junger Mensch

Diese Liste führt alle laufenden Vorgänge auf, in denen ein Elternteil bei Geburt des jungen Menschen minderjährig war. Z.B. in der Amtsvormundschaft kann dies natürlich durchaus sein und ist kein Fehler. Es muss nach eigenem Ermessen entschieden werden, bis zu welchem Alter der Mutter oder des Vaters man prüfen möchte, ob ein ggf. falsches Geburtsdatum dieses Elternteils (oder des jungen Menschen) eingegeben wurde.

Laufende Vorgänge - Mündelnummer 0

Ein Vorgang wird mit der internen Mündelnummer 0 gespeichert, wenn man z.B. nach der Neuerfassung der Beteiligten die Beteiligtenübersicht nicht mit OK verlässt. Diese Liste führt entsprechende Fälle auf. Dies kann vor allem in Buchhaltungssachgebieten zu erheblichen Fehlern führen und sollte daher mindestens in den laufenden Fällen durch Speicherung der Beteiligtenübersicht mit OK behoben werden.

Laufende Vorgänge - Nationalität junger Mensch

Die Liste führt alle jungen Menschen aus laufenden Vorgängen auf, deren Nationalität nicht erfasst wurde. Da die Nationalität auch bei Auswertungen und Statistiken benötigt wird, sollte sie nacherfasst werden (oder auf "ungeklärt" gestellt werden).

Laufende Vorgänge - Soll- oder Anspruchs-Buchungen nach Ende Zahlung

Nach einem Ende-Zahlungen-Datum sollten keine Soll- oder Anspruchstellungen mehr erfolgt sein. Diese Liste führt auf, wo dies in laufenden Vorgängen (kein Ende-Datum oder Ende-Datum in der Zukunft) dennoch der Fall war, ggf. weil das Ende-Zahlungen-Datum nachträglich geändert wurde. Ggf. muss hier das Ende-Zahlungen-Datum korrigiert werden.

Laufende Vorgänge - Statistischer Bezirk fehlt

Der statistische Bezirk kann in Prosoz 14plus zwar als Pflichtfeld eingestellt werden, gleichwohl können Vorgänge existieren, in denen dieser nicht angegeben wurde (ggf. vor Aktivieren des Systemschalters). Oftmals beziehen sich Auswertungen auf dieses Feld, daher ist eine Nacherfassung des fehlenden Statistischen Bezirks ggf. notwendig.

Laufende Vorgänge - Volljähriger junger Mensch im SG 1 oder 2

Die Sachgebiete 1 und 2 bearbeiten normalerweise nur Vorgänge für Minderjährige (ausegnommen länger laufende Rückholung etc.). Diese Liste zeigt die Vorgänge, bei denen eine Prüfung angezeigt ist, ob der Vorgang tatsächlich noch laufen muss.

Laufende Vorgänge - Vorgang ohne Aktionen

Diese Liste zeigt alle laufenden Vorgänge an, die keinerlei Aktionen enthalten. Ob im jeweiligen Bereich oder Sachgebiet normalerweise Aktionen erfasst sein müssten, ist je nach Verwaltung unterschiedlich. Ob das Löschkennzeichen und -datum bereits gesetzt ist, wird ebenfalls angezeigt.

Laufende Vorgänge - Vorgang ohne Beteiligte

Diese Liste zeigt alle laufenden Vorgänge an, die keinerlei Beteiligte enthalten. Diese Vorgänge sollten gelöscht oder Beteiligte nacherfasst werden. Ob das Löschkennzeichen und -datum bereits gesetzt ist, wird ebenfalls angezeigt.

Laufende Vorgänge - Vorgangsbeginn fehlt

Die Liste zeigt laufende Vorgänge ohne Beginn-Datum. Trotz programminterner Plausibilitäten kann es vorkommen, dass der Vorgangsbeginn gelöscht wurde. Nicht nur Auswertungen z.B. zur Vorgangsdauer, sondern auch Buchhaltungsfunktionen sind auf einen korrekten Vorgangsbeginn ggf. angewiesen, daher sollte dieses Feld nacherfasst werden.

Laufende Vorgänge - Vorgangsbeginn nach Vorgangsende

Die Liste zeigt die laufenden Vorgänge, bei denen das Vorgangsende in der Zukunft liegt, aber vor dem Vorgangsbeginn liegt. Vorgangsbeginn und -ende sollten der Realität entsprechen und nicht in falscher Reihenfolge liegen.

Laufende Vorgänge - Vorgangsbeginn vor Geburt junger Mensch

Die Liste enthält laufende Vorgänge, die vor Geburt des jungen Menschen begannen. Dies kann bei Pflegschaften durchaus korrekt sein, im Regelfall wird es sich aber um Erfassungsfehler handeln, die ggf. falsche Auswertungsergebnisse erzeugen.

Laufende Vorgänge - Vorgangskennzeichen fehlt

In Verwaltungen, die das Feld "Vorgangskennzeichen" in der Hauptmaske für Auswertungen und Berichte u.ä. verwenden, muss ein Eintrag ggf. ausgewählt werden. Diese Liste zeigt, in welchen laufenden Fällen keine Auswahl getroffen wurde.

Parameter

Diese Auswertungen beziehen sich auf Systemeinstellungen und Hilfstabellen, die das jeweilige Jugendamt gepflegt hat, z.B. Festwerte.

Parameter - Liste der Festwerte

Die Liste zeigt alle gütigen (lfd.) Festwerte, welchen Sachgebieten sie zugeordnet sind und in wie vielen laufenden Vorgängen sie aktuell verwendet werden. Mit der Liste kann geprüft werden, ob man manche Festwerte ggf. nicht mehr benötigt (sie sollten mit einem Bis-Datum versehen werden).

Die Liste ist nach Bezeichnung sortiert. Dies hilft zu prüfen, ob eine Bezeichnung mehrfach vorkommt. Dies kann passieren, wenn beim Festwertabgleich ein Festwert übersehen wurde und der bisherige sowie der neue Festwert gleichzeitig gültig sind (sofern beide die gleiche Bezeichnung haben). In diesem Fall müsste der Festwertabgleich nachgeholt oder der veraltete Festwert zumindest mit einem Bis-Datum versehen werden.