Mit dieser MIS-Auswertung und der Excel-Datei können Sie die wichtigsten Parameter zu Ihren Druckdienstvorlagen in einer Tabelle darstellen und so z.B. herausfinden, welche Vorlagen keinen zugeordneten Begriff für die Chronik haben, welche Vorlagen nicht im DMS abgelegt werden, wo zwingend oder als Auswahl eine Wiedervorlage erstellt wird usw.
Problematisch bei der Auswertung von Druckdienstvorlagen ist, dass die Klartextnamen der Vorlagen und ihre Zuordnung in einen bestimmten Druckdienstordner eines Sachgebietes nicht in der PROSOZ 14plus-Datenbank gespeichert werden. Hier sind nur recht kryptische IDs gespeichert, die nur in dem physikalischen Druckdienstverzeichnis in den Dateien "Kategorie.xml" wiederzufinden sind - für jeden angelegten Ordner und Unterordner gibt es eine solche Datei, die die Klarnamen der Vorlagen und weitere Infos enthält.
Wichtig: Ändern Sie NIE diese XML-Dateien über einen externen Editor oder den Windows-Explorer! Sie zerstören ggf. die gesamte Druckdienststruktur!
Um nun aus den Informationen in der PROSOZ 14plus-Datenbank und den XML-Dateien im Druckdienstordner eine Übersicht zu erzeugen, die alle Infos zusammenträgt und die Vorlagenordner und -namen auflistet, gehen Sie wie folgt vor:
- Laden Sie das ZIP-Archiv für Ihre Datenbank herunter und entpacken es - es ist die MIS-Auswertung ("druckdienst-dokumentation.dat") und eine Excel-Datei mit Makros ("Druckdienstvorlagenliste.xlsm") enthalten. Importieren Sie die MIS-Auswertung (siehe auch Allgemeine Hinweise zu SQL und MIS) und nehmen Sie diese in das MIS-Menü auf. Die Klasse lautet: druckdienst-dokumentation.
- Öffnen Sie die Excel-Datei oder eine Kopie der Datei, aktivieren die Ausführung von Makros und klicken im Arbeitsblatt "Menü" auf die erste Schaltfläche. Dieses Makro bereit die leeren Tabellen in der Datei vor und speichert die Datei einmal ab.
- Klicken Sie dann auf die zweite Schaltfläche und geben den Pfad zu Ihrem Druckdienst-Vorlagenverzeichnis ein. Sie finden diesen in den PROSOZ 14plus - Systemeinstellungen oder bei Aufruf der Dokumentenvorlagenverwaltung im Dialogfenster am oberen Rand.
In der Regel haben Sie in Ihrem Druckdienstverzeichnis einen Unterordner "Bescheide" und einen Unterordner "Textbausteine". Für die Dokumentation sollten Sie den Ordner "Bescheide" oder einen darunter liegenden Ordner eines beliebigen Sachgebietes wählen. Sie können bis auf die unterste Ordnerebene gehen.
Geben Sie in der Excel-Datei bei der entsprechenden Frage den kompletten Pfad zum auszuwertenden Ordner inkl. abschließendem Backslash ein. - Das Makro hinter der zweiten Schaltfläche liest nun alle Dateien "Kategorie.xml" in dem angegebenen Ordner und dessen Unterordnern aus und listet die in diesen Dateien aufgeführten Vorlagen mit Ihrer ID im Arbeitsblatt "XML-Daten" auf. Ggf. müssen Sie beim ersten Start des Makros die Frage bestätigen, ob die XML-Daten als XML-Tabelle geöffnet werden sollen. Kreuzen Sie dabei auch an, dass diese Frage nicht mehr erneut gestellt wird, sonst müssen Sie diese mehrfach beantworten.
- Rufen Sie nun in PROSOZ 14plus die MIS-Auswertung "Druckdienst-Dokumentation" auf und wählen das Format "Eigenschaften der Druckvorlagen", starten Sie die Auswertung und kopieren das Ergebnis in die Zwischenablage.
- Wechseln Sie NACH dem Kopieren des Auswertungsergebnisses zurück in die Excel-Datei und klicken auf die dritte Schaltfläche. Das damit gestartete Makro fügt die MIS-Daten ein und verbindet über die ID per SVERWEIS-Formel die Daten aus der MIS-Auswertung mit den Daten aus den XML-Dateien.
Als Ergebnis stehen im Arbeitsblatt "MIS" nun alle Vorlagen, der Pfad in dem sie gespeichert sind und dahinter alle Eigenschaften, zugeordneten Chronikbegriffe, Wiedervorlagegründe usw. Die erste Spalte mit den IDs wird ausgeblendet.
Je nach gewähltem, auszulesenden Druckdienstordner und Anzahl der Vorlagen können die unter 4. und 6. ausgeführten Makros einige Minuten lang laufen. Wechseln Sie in dieser Zeit nicht die Anwendung und klicken keine anderen Programme an. Im Hintergrund laufen umfangreiche Kopieraktionen in MS Excel, die ggf. recht speicherintensiv sind.
In der MIS-Auswertung sind noch einige weitere Formate zu den Druckdienstvorlagen enthalten, z.B. welche Chronikbegriffe in welcher Vorlage in welchen Sachgebieten verwendet werden u.ä.
Auch diese Auswertungsergebnisse können Sie in eine leere Excel-Datei kopieren und per SVERWEIS mit dem Arbeitsblatt "XML-Daten" in o.g. Excel-Datei verbinden. Dann erhalten Sie bei Bedarf auch hier die Klartextnamen und -ordner der einzelnen Vorlagen.
MIS-Auswertung für MS SQL SERVER
mssql-druckdienst-dokumentation.zip